Que es la administración por procesos

Asegura el mayor potencial de tu empresa con una correcta gestión de procesos

Vuélvete extremadamente eficiente aplicando la administración por procesos

Este tipo de enfoque de gestión se popularizó con la llega de las normas ISO de calidad. Concretamente, la norma ISO 9001:2008 fue la primera norma para implementar un sistema de gestión de calidad . Tenía incluida la filosofía de Administración por procesos.

La mayoría de información que pueden encontrar sobre el tema lo trata de una manera muy compleja o técnica. En AFFICENT hemos decidido dedicarle un post a este tema tratando de explicarlo de una manera llana. De la forma más simple posible.

Lo primero que debemos entender es que una administración por procesos se enfoca en resolver las necesidades del cliente. Tal cual, no hay nada más importante para tu empresa que resolver las necesidades del cliente. Pero eso debería ser el enfoque de cualquier tipo de gestión, ¿o no?

Déjenme comentarles que para la administración por procesos existe más de un tipo de cliente. De hecho, convierte a todos los miembros de la empresa en clientes. A estos tipos de clientes los llama clientes internos. Todas las actividades dentro de la empresa requieren que alguien les proporcione insumos, cuando menos información, para poder llevarlo a cabo

Vamos a ejemplificarlo de la siguiente manera. Si quieres hacer una factura a algún cliente, necesitas que almacén te entregue los productos para podérlos facturar y entregar a tu cliente. Por tanto, en ese momento te has convertido en el cliente interno de almacén y, al mismo tiempo, almacén se convirtió en tu proveedor interno. La administración por procesos es un sistema de gestión que se enfoca en estructurar a los miembros de la organización en proveedores y clientes internos. Así, genera una cadena de resultados que van a servir como insumos para el proceso siguiente.

Vale, pero ¿Qué es un insumo?, es todo aquello que el proveedor interno le debe entregar a su cliente interno para que pueda realizar su actividad. Regresemos al ejemplo de la facturación, tu proveedor interno fue almacén que te entregó, como insumo, la mercancía para el cliente; pero también tenemos un segundo proveedor interno que es crédito y cobranza. Ellos te entregan información sobre las cuentas por pagar que el cliente tiene con nosotros. Así puedes saber si le das días de crédito para que te pague esa factura o si la tienes que dar de contado.

Todo mundo en la empresa es parte de un proceso. Siendo proveedor de insumos, cliente interno o responsable del proceso. Al mismo tiempo, todo producto que resulte de la actividad a realizar es un insumo para otro proceso.

Esto nos puede ayudar a identificar actividades superfluas que no agregan valor a la organización. Si hay algún resultado que no sirva como insumo para un proceso siguiente, esa actividad muy probablemente no sea necesaria.

Como ejemplo si el área de compras cada que hace una entrada al almacén le asigna un lote a los productos. La empresa trabaja con costos promedio y revuelven todos los lotes en el almacén. Por lo que asignarle un lote realmente no genera valor y esa actividad puede eliminarse del sistema.

Entonces, la administración por procesos se vuelve fácil de asimilar si entendemos los siguientes conceptos:

  • Proveedor externo: es la empresa que provee de material o de servicios a nuestra empresa
  • Cliente externo: es el cliente que llega a nuestra empresa en busca de productos o servicios
  • Proveedor interno: es aquel miembro de la organización que provee de insumos a la entidad responsable del proceso
  • Insumo: es todo aquello que necesitamos (información, documentos, material, servicios) para poder realizar la actividad
  • Salidas o resultados: son los resultados de nuestra actividad una vez terminada que, a su vez, se convierten en insumos para otros procesos
  • Indicadores de desempeño: son datos numéricos que nos dicen como está funcionando un proceso
  • Métodos documentados: es la forma en la que todo mundo debe realizar las tareas, documentadas en procedimientos, instructivos de trabajo y registros.

En Afficent contamos con una metodología probada que nos ayuda a implementar sistemas de gestión basados en procesos. http://afficent.com/contacto/

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